Por mais digital que seja a vossa organização - no dia do casamento o papel e o prancheta ganham muitas vezes ao smartphone e à app. Mostramos-vos porque listas de convidados, planos de mesas e preferências alimentares impressos são tão importantes para os vossos fornecedores - e como os criam em segundos com o Zweierteam.
Porque o digital muitas vezes não chega no dia do casamento
Na fase de planeamento tudo é perfeito em digital: ferramentas, tabelas, chats. Mas no dia do casamento o mundo é outro. O espaço está sem rede, o Wi-Fi está saturado, as baterias acabam - e os vossos fornecedores não têm tempo nem vontade de navegar em apps desconhecidas.
Quem deve fazer o vosso casamento correr sem falhas - espaço, serviço, DJ, catering, wedding planner, padrinhos - precisa de informação rápida, fiável e sem login. Uma pilha de documentos bem impressos é então imbatível.
Quem precisa de que documentos no dia do casamento
O espaço e o serviço precisam de uma lista de convidados atualizada com números, plano de mesas e lugares. Assim a equipa de serviço sabe de imediato quantos talheres pôr onde, que mesa servir primeiro e onde se sentam as crianças.
Catering e cozinha beneficiam de um resumo de todas as preferências alimentares, alergias e pedidos especiais - idealmente por convidado e por mesa. Em papel, para continuar legível pendurado na parede da cozinha mesmo às 22 h.
DJ e banda usam a lista de convidados para as apresentações (« Um aplauso para a tia Renate de Hamburgo! ») e o plano de mesas para perceber onde « aquecer » a pista. Muitos DJs pedem ativamente os dois.
Os padrinhos e o wedding planner são a vossa interface humana no próprio dia. Com lista de convidados, plano de mesas e programa impressos podem responder de imediato sem vos incomodar.
A equipa de decoração e a florista orientam-se pelo plano de mesas para colocar corretamente a deco, os marcadores de lugar e os menus. Numa impressão marcam-se alterações muito mais depressa do que numa app.
As três impressões mais importantes
Primeiro: uma lista de convidados com estado RSVP. Quem vem, quem recusou, quem ainda está em aberto? Idealmente com parceiro, filhos, categoria e particularidades. Assim a receção e os padrinhos estão de imediato preparados para responder.
Segundo: um plano de mesas com planta da sala. Uma lista « que convidados em que mesa » mais uma representação gráfica da sala com todas as mesas. Juntas evitam que à noite alguém fique perdido no salão.
Terceiro: as preferências alimentares e a escolha de menu por convidado, com alergias e pedidos especiais. Os caterings adoram quando esta informação está ordenada e apresentada de forma uniforme - em vez de numa mensagem de voz WhatsApp dois dias antes do casamento.
Como vos facilitam a vida com o Zweierteam
Foi precisamente para isso que criámos as exportações PDF no planeador de casamentos Zweierteam. Com um clique geram a lista de convidados, o plano de mesas e o resumo de menus - todos no mesmo layout com cabeçalho claro, estatísticas e cartões por convidado ou mesa.
O melhor: podem regenerar as exportações as vezes que quiserem. Enviem ao espaço o estado atual duas semanas antes, ao catering no dia anterior as preferências alimentares finais e ao DJ na manhã do casamento o plano de mesas final. Assim todos estão alinhados, sem gerir cinco versões Excel.
Todos os detalhes e exemplos das nossas exportações PDF encontram aqui.
Dicas práticas para a entrega aos fornecedores
Imprimam cada lista pelo menos em duplicado - uma para vocês (emergência) e uma para o fornecedor. Em casamentos maiores, em triplicado.
Entreguem os documentos o mais tardar na manhã do casamento pessoalmente ou peçam aos padrinhos para os distribuir. Uma breve nota « estado atual de hoje às 8 h » cria confiança.
Enviem também os PDF por e-mail. Assim os fornecedores têm um backup se o papel se perder - e podem reimprimir se for preciso.