Minkejja kemm tkun diġitali l-ippjanar tagħkom - f'jum it-tieġ innifsu, il-karta u l-clipboard ta' spiss jirbħu fuq l-ismartphone u l-app. Nurukom għaliex il-listi tal-mistednin, il-pjanti tas-sits u x-xewqat tal-ikel stampati huma tant importanti għall-fornituri tagħkom - u kif tistgħu toħolquhom f'sekondi bi Zweierteam.
Għaliex id-diġitali ta' spiss ma jkunx biżżejjed f'jum it-tieġ
Fil-fażi tal-ippjanar kollox huwa perfett b'mod diġitali: għodod, tabelli, chats. Iżda f'jum it-tieġ innifsu d-dinja tidher differenti. Il-post m'għandux sinjal, il-WiFi huwa mgħobbi żżejjed, il-batteriji jispiċċaw - u l-fornituri tagħkom la għandhom ħin u lanqas aptit jfittxu ġo apps li ma jafuhomx.
Min għandu jiżgura li t-tieġ tagħkom jimxi bla xkiel - il-post, is-servizz, id-DJ, il-caterer, il-wedding planner, ix-xhieda - jeħtieġ informazzjoni malajr, affidabbli u mingħajr login. Munzell ta' dokumenti stampati sew ma jista' jegħlbu ħadd.
Min jeħtieġ liema dokumenti f'jum it-tieġ
Il-post u s-servizz jeħtieġu lista aġġornata tal-mistednin bin-numru, il-pjanta tas-sits u t-tqassim tal-imwejjed. B'hekk it-tim tas-servizz ikun jaf mill-ewwel kemm-il post jiġi ppreparat u fejn, liema mejda tiġi sservuta l-ewwel u fejn qegħdin it-tfal.
Il-caterer u l-kċina jibbenefikaw minn ħarsa ġenerali tax-xewqat tal-ikel kollha, l-allerġiji u t-talbiet speċjali - idealment għal kull mistieden u għal kull mejda. Fuq il-karta, biex fil-kċina tibqa' tinqara mdendla mal-ħajt anke fl-10 ta' filgħaxija.
Id-DJ u l-band jużaw il-lista tal-mistednin biex jintroduċu n-nies („Ċapċipa għaz-zija Renate minn Hamburg!") u l-pjanta tas-sits biex jifhmu fejn għandhom „jisħnu" lin-nies għaż-żfin. Ħafna DJs jitolbu t-tnejn b'mod attiv.
Ix-xhieda u l-wedding planner huma l-pont uman tagħkom f'dak il-jum. B'lista tal-mistednin, pjanta tas-sits u programm stampati, jistgħu jwieġbu mistoqsijiet mill-ewwel mingħajr ma jfixkluk.
It-tim tad-dekorazzjoni u l-florist jimxu mal-pjanta tas-sits biex ipoġġu d-dekorazzjoni tal-imwejjed, il-place cards u l-karti tal-menu fil-post it-tajjeb. Fuq karta stampata timmarka l-bidliet ħafna aktar malajr milli f'app.
L-iktar tliet stampi importanti
L-ewwel: lista tal-mistednin bl-istatus tal-RSVP. Min ġej, min ikkanċella, min għadu ma weġibx? Idealment inklużi s-sħab, it-tfal, il-kategorija u dettalji speċjali. B'hekk l-akkoljenza u x-xhieda jkunu lesti jwieġbu mill-ewwel.
It-tieni: pjanta tas-sits inkluż pjanta tas-sala. Lista ta' „liema mistednin joqogħdu f'liema mejda" flimkien ma' rappreżentazzjoni grafika tas-sala bl-imwejjed kollha. It-tnejn flimkien jevitaw li xi ħadd jispiċċa mitluf fis-sala filgħaxija.
It-tielet: ix-xewqat tal-ikel u l-għażla tal-menu għal kull mistieden, bl-allerġiji u t-talbiet speċjali. Il-caterers iħobbu meta din l-informazzjoni tkun organizzata u ppreżentata b'mod uniformi - minflok f'voice message fuq WhatsApp jumejn qabel it-tieġ.
Hekk tagħmluha faċli bi Zweierteam
Proprju għal dan bnejna l-esportazzjonijiet PDF fil-pjanifikatur tat-tieġ Zweierteam. Bi klikk waħda toħolqu l-lista tal-mistednin, il-pjanta tas-sits u l-ħarsa ġenerali tal-menu - kollha f'layout uniformi b'header ċar, statistika u karti għal kull mistieden jew mejda.
L-aqwa ħaġa: tistgħu terġgħu tiġġeneraw l-esportazzjonijiet kemm-il darba tridu. Ibagħtu lill-post l-aħħar aġġornament ġimagħtejn qabel, lill-caterer ix-xewqat tal-ikel finali l-jum ta' qabel u lid-DJ il-pjanta tas-sits finali filgħodu tat-tieġ. B'hekk kulħadd ikun aġġornat bl-istess mod, mingħajr ma jkollkom iżżommu ħames verżjonijiet tal-Excel.
Id-dettalji u l-eżempji kollha tal-esportazzjonijiet PDF tagħna issibuhom hawn.
Pariri prattiċi għall-għoti tad-dokumenti lill-fornituri
Stampaw kull lista mill-inqas darbtejn - waħda għalikom (għall-emerġenza) u waħda għall-fornitur. Għal tiġijiet akbar, tliet darbiet.
Agħtu d-dokumenti personalment sa mhux aktar tard minn filgħodu tat-tieġ, jew ħallu lix-xhieda jqassmuhom. Nota qasira „aġġornat illum fit-8 ta' filgħodu" tqanqal il-fiduċja.
Ibagħtu l-PDFs ukoll b'mod diġitali bl-email. B'hekk il-fornituri jkollhom backup jekk il-karta tintilef - u jistgħu jerġgħu jistampaw jekk ikun meħtieġ.