Por muy digital que sea vuestra organización – el día de la boda, el papel y el portapapeles suelen ganar al smartphone y a la app. Os explicamos por qué las listas de invitados, planos de mesas y preferencias de comida impresos son tan importantes para vuestros proveedores – y cómo crearlos en segundos con Zweierteam.
Por qué lo digital a menudo no basta el día de la boda
En la fase de organización todo es perfecto en digital: herramientas, tablas, chats. Pero el día de la boda el mundo es distinto. El local está en zona sin cobertura, el Wi-Fi está saturado, las baterías se agotan – y vuestros proveedores no tienen ni tiempo ni ganas de navegar por apps desconocidas.
Quienes deben sacar adelante vuestra boda sin problemas – local, servicio, DJ, catering, wedding planner, testigos – necesitan información rápida, fiable y sin iniciar sesión. Un montón de documentos bien impresos es entonces imbatible.
Quién necesita qué documentos el día de la boda
El local y el servicio necesitan una lista de invitados actualizada con el número, el plano de mesas y la ocupación de las mesas. Así el equipo de servicio sabe al instante cuántos cubiertos poner dónde, qué mesa servir primero y dónde se sientan los niños.
El catering y la cocina se benefician de un resumen de todas las preferencias de comida, alergias y peticiones especiales – idealmente por invitado y por mesa. En papel, para que siga siendo legible en la pared de la cocina incluso a las 22 h.
El DJ y la banda usan la lista de invitados para las presentaciones (« ¡Un aplauso para la tía Renate de Hamburgo! ») y el plano de mesas para saber dónde « calentar » la pista de baile. Muchos DJ piden activamente ambos.
Los testigos y el wedding planner son vuestra interfaz humana el mismo día. Con lista de invitados, plano de mesas y programa impresos pueden responder de inmediato a las preguntas sin molestaros.
El equipo de decoración y la floristería se orientan con el plano de mesas para colocar correctamente la decoración, los marquitos y los menús. En una impresión se marcan los cambios mucho más rápido que en una app.
Las tres impresiones más importantes
Primero: una lista de invitados con estado RSVP. ¿Quién viene, quién ha cancelado, quién sigue pendiente? Idealmente con pareja, hijos, categoría y particularidades. Así la recepción y los testigos pueden responder de inmediato.
Segundo: un plano de mesas con plano de la sala. Una lista « qué invitados se sientan en qué mesa » más una representación gráfica de la sala con todas las mesas. Ambas juntas evitan que por la noche alguien se quede perdido en el salón.
Tercero: las preferencias de comida y la elección de menú por invitado, con alergias y peticiones especiales. Los caterings adoran cuando esta información está ordenada y presentada de forma uniforme – en lugar de un mensaje de voz de WhatsApp dos días antes de la boda.
Cómo facilitaros la vida con Zweierteam
Justo para eso hemos creado las exportaciones PDF en el planificador de bodas Zweierteam. Con un clic generáis vuestra lista de invitados, vuestro plano de mesas y vuestro resumen de menús – todos con un diseño uniforme, cabecera clara, estadísticas y fichas por invitado o mesa.
Lo mejor: podéis regenerar las exportaciones tantas veces como queráis. Enviad a vuestro local el estado actual dos semanas antes, al catering el día anterior las preferencias de comida finales y al DJ la mañana de la boda el plano de mesas definitivo. Así todos están al día, sin que tengáis que mantener cinco versiones de Excel.
Todos los detalles y ejemplos de nuestras exportaciones PDF los encontráis aquí.
Consejos prácticos para la entrega a los proveedores
Imprimid cada lista al menos por duplicado – una para vosotros (emergencia) y otra para el proveedor. En bodas más grandes, por triplicado.
Entregad los documentos como muy tarde la mañana de la boda en persona, o dejad que los repartan los testigos. Una breve nota « estado actual de esta mañana a las 8 » genera confianza.
Enviad también los PDF por correo electrónico. Así los proveedores tienen una copia de seguridad si se pierde el papel – y pueden reimprimir si hace falta.